Handbuch - pj03

Inhalt

Registrierung eines neuen Nutzers und E-Mailadresse

Um einen Förderantrag im Portal bearbeiten zu können, benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort. Damit wird sichergestellt, dass Ihre Daten vertraulich bleiben und nicht von anderen geändert werden können.

Besitzen Sie noch keine Nutzerkennung, können Sie sich über den Link „Registrierung eines neuen Nutzers“ am Portal als neuer Nutzer registrieren.

Für die erstmalige Registrierung am eCohesion-Förderportal benötigen Sie zudem noch eine E-Mailadresse. Über diese Kombination aus Benutzername und E-Mailadresse werden Sie eindeutig identifiziert.

Über Ihre E-Mailadresse erhalten Sie Anforderungen und Informationen zu Ihrem Vorhaben. Damit die Kommunikation reibungslos erfolgen kann, halten Sie Ihre E-Mailadresse immer aktuell.  Änderungen der E-Maildresse können Sie unter „Profil bearbeiten“ vornehmen 

Registrierdaten erfassen

Klicken Sie auf den Link "Registrierung eines neuen Nutzers". Erfassen Sie anschließend Ihre Daten in folgender Maske.

Captcha

Die Bearbeitung des Captcha dient der Sicherheit. Um Mißbrauch und Manipulation durch Roboter zu vermeiden, wird diese Prüfung zusätzlich eingesetzt.

Wurden alle Formularfelder ausgefüllt, die Datenschutzbestimmungen bestätigt und das Captcha korrekt ausgefüllt - kann die Registrierung abgeschlossen werden.

Verifizierung

Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit Verfizierungslink. Folgen Sie dem Link in der E-Mail und verifizieren Sie Ihren Account.

Grund der Verifizierung

Die Verifizierung erfolgt nach Bestätigung, der im Rahmen der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse, durch den Portalnutzer.

Der Registrierungsprozess mit E-Mail-Verifizierung hat den Vorteil, dass z.B. Dummy-Registrierungen mit ungültigen E-Mail-Adressen oder Registrierungen von Nutzern, die kein wirkliches Interesse an der Nutzung des Portals haben, weitgehend verhindert können.

Jede E-Mailadresse kann nur einmal am Portal registriert werden.

Anmelden am Portal

Geben Sie auf der Startseite des Portals im Abschnitt „Anmeldung“ Ihren Benutzernamen und das Ihnen zugesandte Kennwort ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Mausklick auf den Button .

Erscheint nach der Bestätigung der Eingaben die Fehlermeldung:

Überprüfen Sie bitte, ob die Umschalttaste an Ihrer Tastatur aktiviert ist oder ob ggf. ein Leerzeichen an erster Stelle erfasst wurde.

Kennwort ändern

Nachdem Sie sich das erste Mal im Portal angemeldet haben, ändern Sie bitte als Erstes Ihr Kennwort.

Sollten Sie Ihr Kennwort zu einem späteren Zeitpunkt vergessen, können Sie über den Link  und die Eingabe Ihrer Nutzerkennung ein neues Kennwort anfordern. Vergessen Sie auch hier nicht, Ihr Kennwort nach der Ersten Anmeldung zu ändern.

Merken Sie sich Ihr Kennwort gut und geben Sie das Kennwort niemals an Dritte weiter.

Es muss mindestens aus 8 Zeichen bestehen und drei der folgenden vier Kategorien erfüllen:

•     Großbuchstaben (A bis Z)
•     Kleinbuchstaben (a bis z)
•     Ziffern (0 bis 9)
•     Sonderzeichen  (z.B. @, !, $, #, %, )

Wollen Sie einen Antrag im Rahmen einer Förderrichtlinie des OP ESF stellen, dann weiter mit den Abschnitten

Wollen Sie ein Angebot im Rahmen eines laufenden Konzeptauswahlverfahrens abgeben, dann weiter mit den Abschnitten

3. Neues Vorhaben bearbeiten und

4. Historie und Vorhabensstand

5. An einem Konzeptauswahlverfahren teilnehmen und

6. Angebotserstellung für ein Konzeptauswahlverfahren

Fördermaßnahme auswählen und ein
neues Vorhaben anlegen

Um nach der erfolgreichen Anmeldung einen neuen Förderantrag zu stellen, nutzen Sie bitte den Link .

In der daraufhin erscheinenden Übersicht können Sie sich für das entsprechende Förderprogramm, für das Sie ein neues Vorhaben anlegen möchten entscheiden.

Aufgabenübersicht

Nach Anlegen des neuen Vorhabens gelangen Sie auf die „Aufgabenübersicht“. Dort werden Ihnen die aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zum Vorhaben angezeigt. Unter „Was möchten Sie neu veranlassen?“ stehen Ihnen weiteren Möglichkeiten zur Verfügung. Je nach Status des Vorhabens stehen Ihnen unterschiedliche Aufgaben zur Verfügung. So können Sie den Mittelabruf erst einstellen, wenn der Antrag durch die zuständige Stelle bewilligt wurde.

Aufgabe abschließen

Wenn Sie das Antragsformular korrekt ausgefüllt und alle Pflichtdokumente hochgeladen haben, können Sie die Aufgabe über den Button  abschließen.

Daraufhin wird der Antrag an die zuständige Stelle geschickt und bearbeitet. Sollten noch Dokumente oder Nachweise fehlen, wird der Sachbearbeiter Ihnen dazu eine Dokumentenanforderung stellen.

Die Aufgabenübersicht ist also das zentrale Kommunikationsinstrument unseres Portals. Hier können Sie auch Ihren Antrag drucken, löschen, zurück ziehen oder beispielsweise eine Adressänderung mitteilen.

Wurden Formularfelder nicht vollständig ausgefüllt oder notwendige Dokumente nicht hochgeladen, ist ein Aufgabenabschluss nicht möglich. Dies wird mit einem inaktiven Button dargestellt.

Meine Aufgaben

Auf der Startseite erhalten Sie in der Komponente „Meine Aufgaben“ einen Überblick über ihre Aufgaben. Es erscheinen alle Aufgaben die aktuell in Bearbeitung sind. Der Nutzer kann sich die Liste nach Beschreibung, Einstelldatum, Fälligkeit und Vorhaben sortieren. Beispielsweise werden beim sortieren des Einstelldatums (klicken auf die Pfeile neben "Einstelldatum"), alle Anträge chronologisch nach ihrem Einstelldatum geordnet (entweder alt zu neu oder neu zu alt)

Meine Vorhaben

Unter „Meine Vorhaben“ werden alle beantragen Vorhaben zu Ihrem Benutzernamen aufgelistet. So werden auch die Vorhaben angezeigt, die über die eCohesion Förderportale der GFAW (Gesellschaft für Arbeit- und Wirtschaftsförderung des Freistaats Thüringen mbH) oder externen Meldstellen/Ministerien beantragt wurden.

Berechtigungen verwalten

Schreibrechte vergeben

Schreibrechte auf ein Vorhaben vergeben/entziehen:

Das Förderportal ermöglicht die Gruppenbearbeitung eines Vorhabens.

Nur der Inhaber eines Vorhabens hat Zugriff auf den Reiter "Berechtigungen" in der Aufgabenübersicht. Dort ist u.a. der Reiter "Schreibrecht zuordnen" verfügbar. Diese Funktion steht bereits ab Antragstellung zur Verfügung.

Über den Button "+Neu" kann der Inhaber weitere Nutzer einladen und Schreibrechte auf ein Vorhaben geben.
Vorraussetzung ist, dass der neue Nutzer am Portal registriert ist.

Wurde der neue Nutzer erfolgreich hinzugefügt, erhält dieser eine Benachtigung per E-Mail. Der neu zugeordnete Nutzer sieht das Vorhaben unter "Meine Vorhaben" und kann bereits gestartete Aufgaben fortführen oder neue Aufgaben starten und abschließen. 

Neu zuordnetete Nutzer können keine weiteren Nutzer einladen.

Bitte vermeiden Sie die zeitgleiche Bearbeitung von Aufgaben durch mehrere Nutzer. Dies kann zu Datenverlusten führen.

Über den Button "-Entfernen" können Schreibrechte entzogen werden. Der Nutzer wird über den Entzug der Schreibrechte per E-Mail informiert.

Historie

Nach Abschluss einer Aufgabe werden die hochgeladenen/ bearbeiteten Dokumente in der Historie gespeichert. Unter der Registerkarte »Historie« werden nach Abschluss der Antragstellung alle eingesendeten Dokumente aufgeführt und dem Nutzer zum Download bereitgestellt. Die Dokumente werden nach Aufgaben sortiert angezeigt. Jedes Dokument erhält zusätzlich Informationen zum Einstelldatum und Benutzernamen. Das Dokument kann der Nutzer durch einen Klick auf das gewünschte Dokument herunterladen/öffnen.

Die Historie findet sich in der „Aufgabenübersicht“.

Vorhabensstand

Der Vorhabensstand bietet eine Sammlung von Daten die nach Bewilligung angezeigt werden. Zugriff erhalten Sie über die Aufgabenübersicht je Vorhaben. Der Nutzer erhält über den Vorhabensstand die Möglichkeit lesend auf sein Vorhaben zuzugreifen, ohne sich explizit in einer Aufgabe zu befinden. Dies ist im eCohesion-Portal besonders wichtig, da der Begünstigte ansonsten nur im Rahmen von Aufgaben die Möglichkeit hat, mit dem Portal zu interagieren.

Insbesondere erhält der Nutzer einen Überblick über die eingereichten Mittelabrufe und die dazugehörigen Belegdokumente.

5. An einem Konzeptauswahlverfahren teilnehmen

Um nach der erfolgreichen Anmeldung einen neues Angebot zu erstellen, müssen Sie zuerst die Förderrichtlinie und anschließend ein aktives Konzeptauswahlverfahren „auswählen“. Sollten Sie noch nicht angemeldet/registriert sein, erfolgt jetzt die automatische Weiterleitung zur Anmeldung/Registrierung.

Nach der Auswahl  eines laufenden Konzeptauswahlverfahrens gelangen Sie zum ausführlichen Aufruftext (unter „Angebot einreichen“) und können alle notwendigen Anlagen downloaden, die Sie für die Angebotserstellung benötigen (unter: „Anlagen einsehen“).

Anschließend nutzen Sie bitte den Button am unteren Bildrand „Angebot erstellen“.

Sofern Sie bereits ein oder mehrere Angebote für das ausgewählte KAV erstellt/bearbeitet haben, werden diese unter „vorhandene Angebote“ angezeigt und können für eine Weiterbearbeitung geöffnet werden. („Angebot öffnen“)

6. Angebotserstellung für ein Konzeptauswahlverfahren

Nach dem Öffnen oder Erstellen eines Angebotes öffnen sich mehrere Bearbeitungsmasken.

Unter 1. Trägerdaten und 2. Kontaktdaten zum Wettbewerbsbeitrag & Informationen zum Angebot werden benötigte Angaben im Rahmen eines Konzeptausverfahrens abgefragt. Die mit rotem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Diese müssen ausgefüllt sein, um das Angebot speichern und abschicken zu können.

Unter 3. erforderliche Anlagen zum Angebot sehen Sie einen Erläuterungstext zu den für die Teilnahme am Konzeptauswahlverfahren benötigten Anlagen und Dokumenten. Die Kenntnis des Textinhaltes müssen Sie mit dem Setzen eines Häkchens bestätigen.

Wenn Sie alle Pflichtangaben unter 1.,2. & 3. (Häkchen) getätigt haben, wird am unteren Bildschirm der Button „Speichern“ aktiv.  Wenn Sie „Speichern“ klicken wird die Maske „Anlagen verwalten“ aktiviert. Ihre zuvor heruntergeladenen Anlagen, die Sie auf Ihrem PC gespeichert und bearbeitet haben können Sie nun mit „+“ hochladen.

Klicken Sie „+“ zum Hinzufügen einer Anlage und es öffnet sich ein Upload-Fenster. Hier Klicken Sie zunächst „Durchsuchen“ und wählen anschließend die hochzuladende Datei aus. Klicken Sie dann „Upload“ und anschließend „Ok“. Die Datei erscheint jetzt unter „Anlagen verwalten“. Weitere Anlagen können Sie durch erneutes Klicken von „+“ nach dem gleichen Verfahren hinzufügen.

Wenn Sie eine bereits hochgeladene Datei bearbeiten/entfernen möchten, markieren Sie die entsprechende Zeile. Diese wird dunkelblau unterlegt und die Buttons „Bearbeiten“ und „-“ werden aktiv und können benutzt werden.

Wenn Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt und alle gewünschten Anlagen hochgeladen haben, können Sie mit Klick auf „Angebot abschicken“ Ihre Unterlagen für die Teilnahme am Konzeptauswahlverfahren einreichen.

Anschließend können Sie die „Teilnahmeerklärung öffnen“, die Sie ausdrucken und rechtsverbindlich unterzeichnet innerhalb der im Konzeptauswahlverfahren angegebenen Frist an die GFAW übersenden müssen, damit ihr Angebot gültig ist.

Für Ihre Unterlagen können Sie zudem das „KAV-Formular anzeigen“ lassen, in dem Sie die von Ihnen gemachten Angaben im Rahmen der Angebotsabgabe wiederfinden.

Ein gelöschtes Angebot ist unwiderruflich gelöscht. Ein abgeschicktes Angebot kann nicht mehr bearbeitet werden. Unabhängig vom Status kann ein Angebot allerdings jederzeit kopiert werden, die zuvor gemachten Einträge der Masken 1., 2. und 3. werden dabei übernommen. Diese Kopie gilt als eigenständiges Angebot mit eigener Identifikationsnummer (ID) und kann entsprechend umbenannt und die bereits ausgefüllten Felder können geändert werden. Die Anlagen hingegen müssen in jedem Fall neu hinzugefügt werden. 

7. Teilnehmerdaten

Um die Teilnehmer- bzw. Unternehmensdaten zu Ihrem Vorhaben im Portal erfassen zu können, nutzen Sie bitte den Reiter Teilnehmerdaten. Nähere Hinweise und Erläuterungen dazu finden Sie im folgenden Dokument:​

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Webformular

Ein Webformular ist dient zur elektronischen Erfassung von Daten auf einer Webseite oder in einem Portal. Sie haben hier die Möglichkeit die Daten strukturiert zu erfassen. Bei der Erfassung der Webformulare werden automatische Kontrollen und Plausibilisierungen vorgenommen. Einmal erfasste Daten stehen zur weiteren Verarbeitung zu einem späteres Zeitpunkt noch zur Verfügung.

Auswahl einer Seite im Formular

Um alle Seiten eines Formulars der Reihe nach abzuarbeiten, bestätigen Sie die Eingaben mit dem Button .

Die Daten werden nach der Eingabe gespeichert.

Mit Hilfe von Reitern können Sie die Seiten auch direkt auswählen und bearbeiten. Die aktuell gewählte Seite ist dabei durch einen nach unten geöffneten Rahmen und blaue Schrift gekennzeichnet. Übereinanderstehende Reihen von Reitern bilden die Hierarchie der Seiten ab.

Pflichtfelder

Pflichtfelder, welche durch den Antragsteller ausgefüllt werden müssen, sind mit farbigen Rahmen und mit *(Stern) gekennzeichnet. 

Eine Weiterverarbeitung bzw. der Abschluss einer Aufgabe ist ohne das Ausfüllen dieser Felder nicht möglich.

Hilfe

Das Symbol  weist auf eine Hilfe zum Ausfüllen eines Feldes oder einer Feldergruppe hin. Mit Klick auf das Symbol werden die Informationen in einem extra Fenster angezeigt. Es wird empfohlen, diese Hilfe zur Kenntnis zunehmen.

Kalender bei Datumsfeldern

Felder in denen ein Datum eingegeben werden soll, sind mit dem  versehen.

Ein Mausklick auf dieses Symbol ermöglicht Ihnen die Nutzung eines Kalenders zur Auswahl des Datums.

Über die einfachen Pfeile in der Kopfzeile können Sie die Monate wechseln, die Auswahl des Jahres erfolgt mittels der äußeren doppelten Pfeile. Klicken Sie direkt auf den Tag des aktuell angezeigten Monats, um das Datum in das Datumsfeld zu übernehmen.

Geben Sie Datumsangaben ohne den Kalender ein, dann beachten Sie, dass das Format TT.MM.JJJJ (z.B. 18.05.1997) vorgeschrieben ist, außer es wird ein anderes Format direkt am Feld vorgegeben.

Prüfung der Eingaben

Die von Ihnen gemachten Eingaben werden nach verschiedenen Kriterien beim Speichern geprüft, um Eingabefehler zu vermeiden. Treten Eingabefehler auf, wird neben dem betreffenden Formularfeld ein ! angezeigt. Das halten der Maus über dieses Symbol zeigt die konkrete Fehlermeldung an.

Korrigieren Sie Ihre Eingaben entsprechend der angezeigten Meldung und speichern Sie das Formular anschließend erneut.

Reiter Prüfung

Alle Pflichtfelder innerhalb des Webformulares werden mit einem Sternchen gekennzeichnet. Im Reiter Prüfung erfolgt die Gesamtvalidierung der im Formular erfassten Daten.

Wurden Felder nicht vollständig erfasst, erscheint folgende Meldung:

"Das Formular ist noch nicht vollständig oder noch nicht korrekt ausgefüllt. Im Folgenden sehen Sie die Liste der betroffenen Felder. Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" hinter der jeweiligen Fehlermeldung, um die Eingaben auf der zugehörigen Formularseite zu korrigieren oder zu ergänzen"

Der Reiter Prüfung, befindet sich an jedem Webformular.

Neuen Eintrag anlegen

Zunächst legen Sie neue Einträge mit dem Button  an. Geben Sie die Daten des Eintrags ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button .

Vorhandenen Eintrag ändern

Möchten Sie einen bereits vorhandenen Eintrag nochmals bearbeiten, dann markieren Sie den entsprechenden Satz und drücken anschließend den Button . Der Eintrag kann daraufhin erneut bearbeitet werden.

Eintrag löschen

Möchten Sie einen bereits erfassten Eintrag löschen, dann markieren Sie den entsprechenden Satz und drücken anschließend den Button .

Sortieren der Einträge

Sie können die Einträge einer Tabelle nach einem Spalteninhalt sortieren, indem Sie im Tabellenkopf auf die blau hinterlegte Spaltenüberschrift klicken.

Drucken des Formulars

Betätigen Sie den Button , wird automatisch ein Druckdokument generiert und Sie werden aufgefordert das Formular zu öffnen oder zu speichern. Wählen Sie die Auswahl „Öffnen“, um das Formular mit dem Acrobat Reader zu öffnen.

Wählen Sie dort die Druckfunktion, um das Formular auf Ihrem Drucker auszugeben.

Sicherheit hat höchste Priorität

Da für viele Nutzer die Unsicherheit bzw. das fehlende Wissen über Schutzvorkehrungen nach wie vor ein Hemmnis für die Nutzung des Internets darstellt, möchten wir Ihnen nachstehend einige Informationen, sowohl über unsere Sicherheitsvorkehrungen, als auch über Möglichkeiten geben, wie Sie Ihre Sicherheit gegenüber dem Internet erhöhen können.

Wir haben alle erdenklichen Anstrengungen unternommen, um die Sicherheit ihrer Daten, sowohl bei der Kommunikation mit uns über das Internet, als auch bei der Verarbeitung in unserer Behörde zu gewährleisten. Um dieses Ziel zu erreichen, haben wir eine Vielzahl von Maßnahmen zur Steigerung des Sicherheitsniveaus umgesetzt. Die ständige Anpassung an neue Gefahren und Risiken stellt eine Herausforderung dar, der wir mit unserem Sicherheitsmanagement begegnen.

Verschlüsselung der Verbindung

Bei der Übermittlung der durch Sie im Portal eingegebenen Daten an uns, werden die Daten durch Verschlüsselung geschützt. Zur Verschlüsselung wird das Verfahren TLS (Transport Layer Security) eingesetzt. Erkennbar ist dies durch den Vorsatz https in der Adresszeile des Browsers. Durch diese Verschlüsselung wird erreicht, dass die Datenübermittlung zwischen Ihnen und uns vertraulich erfolgt, also kein Dritter die übertragenen Daten lesen oder verändern kann.

Schutz der Daten auf dem Server

Unser Internet-Angebot wird ständig entsprechend dem neuesten Stand der Technik abgesichert, Diese Absicherung beinhaltet jeweils aktuell konfigurierte Qualitätssicherung unserer Sicherheitsmaßnahmen. „Echte“ Angriffe aus dem Internet auf unsere Web-Server werden zu Ihrer und unserer Sicherheit ausgewertet und verfolgt.

Was Sie selbst für Ihre Sicherheit tun können

Auch Sie als Nutzer können durch einfache Maßnahmen Vorkehrungen treffen, um ihre Daten vor Verlust oder ungewolltem Zugriff durch Dritte zu schützen.

Nutzen Sie auf Ihrem Computer stets eine Firewall, einen Virenscanner mit einer aktuellen Virensignatur und installieren Sie stets die aktuellen Patches des von Ihnen genutzten Betriebssystems.

Die Nutzung unseres Internet-Angebots ist möglich, ohne dass Sie aktive Inhalte akzeptieren müssen. Wenn Sie die Ausführung aktiver Inhalte und damit die Möglichkeit, unbemerkt auf Ihrem Computer schädliche Programme auszuführen, verhindern wollen, deaktivieren Sie die aktiven Inhalte in Ihrem Browser. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Hilfe-Menü Ihres Browsers.

Datenschutz

Um Ihnen die Nutzung einzelner Services zu ermöglichen, ist es erforderlich, dass wir Sie um die Angabe personenbezogener Daten bitten. Diese Daten werden für die Bearbeitung des konkreten Verwaltungsvorgangs benötigt.

Soweit solche personenbezogenen Daten auf unseren Web-Seiten bzw. in den jeweiligen Formular-Feldern erhoben werden, bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie unseren Service nutzen möchten, die Angabe der Daten erfolgt freiwillig. In jedem Fall erfolgt die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten aber ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung des konkreten Verwaltungsvorgangs. Eine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte oder zu sonstigen Zwecken, etwa Werbung oder Marktforschung, erfolgt nicht.

Ihre personenbezogenen Daten werden verschlüsselt an uns übermittelt und sind somit sicher vor dem unberechtigten Zugriff oder der Veränderung durch Unbefugte. Details dazu finden Sie im Abschnitt „Verschlüsselung der Verbindung“.

Die Speicherung von weiteren technischen Daten, z.B. zum Verbindungsaufbau, erfolgt nur temporär zur Absicherung des Internetauftritts.

Cookies werden nur zur Identifizierung der aktuellen Nutzersitzung verwendet.

Voraussetzungen

Für einen reibungslosen Bearbeitungsablauf am Portal empfehlen wir Ihnen folgende Einstellungen oder Programmvoraussetzungen:

Internet Explorer

• Version 11 und höher

Mozilla Firefox:

• Version 38 oder höher

Chrome

• Version 43 und höher

Safari

• Version 7 und höher

Cookies müssen zugelassen sein

Java Script aktiviert

Wir sind für Sie da…

Haben Sie Schwierigkeiten mit dem Portal bei der Antragsbearbeitung, die Sie anhand der Ausführungen in diesem Handbuch nicht lösen können, wenden Sie sich bitte an unseren Support:

E-Mail: support@aufbaubank.de

Telefon: 0800 44 0 44 80
Montag bis Donnerstag von 08:30 bis 16:00 Uhr
Freitag von 8:30 bis 14:00 Uhr

Für Rückfragen im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe für laufende Konzeptauswahlverfahren wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: servicecenter-agr4@tlvwa.thueringen.de

Telefon: 0361 / 2223-0